Przed podjęciem decyzji o wynajmie konkretnego autokaru, warto zgłosić się do firmy przewozowej. Wcześniej należy zebrać następujące informacje:
liczba uczestników wycieczki – od niej będzie uzależniona wielkość autokaru; w zależności od tego jak duża będzie ta wycieczka, zostanie do niej dopasowana odpowiedni autokar
cel podróży – istotne jest, by autokar był dopasowany do trasy, którą ma przejechać, znaczenie ma przede wszystkim fakt, czy będzie przemieszczał się on w granicach Polski czy także poza naszym krajem; ta informacja pomoże także dokładnie zaplanować trasę i ewentualne postoje, dodatkowe wyposażenie pojazdu (w tym toaleta i barek), godziny pracy kierowcy i ewentualnego zmiennika oraz da szansę na dyskusję na temat ewentualnej zmiany trasy w przypadku objazdów i utrudnień na drodze,
czas podróży – ta informacja jest cenna, ponieważ inny autobus nadawać będzie się na krótkie wypady, a inny na długie trasy; trzeba więc określić jak długa ma być ta wycieczka (na kilka godzin czy dni), ponieważ wiążą się z tym dodatkowe elementy wymagające zaplanowania, takie jak opłaty za parkingi, wyżywienie i nocleg dla kierowcy,